Microsoft Office 365 dispone de aproximadamente 180 Millones de usuarios activos. Se ha convertido en la herramienta de trabajo preferida de muchas empresas gracias a su conjunto de aplicaciones para la gestión de correos, compartir archivos de trabajo, videoconferencias, etc. De ahí la importancia de disponer de un buen plan de copias de seguridad.
Trabajar en la nube no es sinónimo de tener a salvo nuestros documentos o proyectos en los que se esté trabajando. Office 365 dispone de la herramienta OneDrive para almacenar objetos (documentos de word, excel, etc.) que trae un historial de versiones, pero esto tampoco te protege de una pérdida o corrupción de un fichero. La única forma de estar protegido es diseñar un plan de copias de seguridad y recuperación ante desastres utilizando alguna herramienta externa. En el siguiente punto podrás conocer los beneficios realizar backups en Office 365.
Beneficios de crear copias de seguridad en Office 365
- Protección contra perdida o deterioro de los documentos. Los archivos de trabajos son muy importantes. Con Office 365 es muy común trabajar de forma colaborativa entre varias personas, esto conlleva un riesgo ya que se pueden eliminar documentos de forma accidental o bien que se guarde corrupto. Tener una copia diaria de los documentos de trabajo debe ser una prioridad para la empresa ya que una pérdida puede ocasionar un gran perjuicio económico a la compañía.
- Encriptación. Cada día se producen más ataques a empresas. Algunos de estos ataques buscan datos privados de estas, bien para extorsionarlas o bien para adquirir su Know How. Aunque Microsoft ofrece un servicio de cifrado extremo a extremo en Outlook, si deseas hacer backup de los correos es de vital importancia encriptar las copias de seguridad y así minimizar los riesgos.
- Recuperación ante desastres. Office 365 está organizado en regiones, aunque es difícil que ocurra una caída completa de los servicios, se puede producir. Disponer de copias de seguridad de los documentos en distintas regiones o lugares puede ayudar a tu compañía a continuar con su trabajo diario. En caso de producirse un fallo en los servicios de la nube, se puede restaurar puede restaurar la copia de seguridad de tus documentos y trabajar de forma local.
- Cumplimiento de las obligaciones legales. Cada país y continente trabajan con una serie de legislaciones distintas. Si por ejemplo se trabaja con datos de usuarios, posiblemente estés obligados a guardar copias de seguridad durante algún tiempo determinado.
- Límites. Cuando se habla de la nube, nunca se piensa en los límites. Hay que reconocer que Microsoft trabaja para que los usuarios de Office 365 no necesiten estar pendiente de estos, pero es necesario que conozcas que existen límites de almacenamiento. Además, los usuarios acostumbran a guardar copias sobre copias de sus documentos, pudiendo alcanzar los límites de sus cuotas. La mejor forma de operar es guardar en copias de seguridad todos aquellos documentos que necesiten ser archivados y liberar espacio para seguir trabajando.
Si estás trabajando con Office 365 es muy recomendable buscar una solución de backup y recuperación ante desastres. En el mercado podrás encontrar muchas. Es muy importante conocer las características y sus precios ya que luego pueden llegar sorpresas. Una opción muy recomendable de Nakivo Backup & Replication.
Desde la versión 9.2 de Nakivo B&R era posible realizar copias de seguridad de Office 365. En ella únicamente se podía hacer backup de Exchange Online o de cuentas individuales. La compañía ha seguido trabajando en esta línea, mejorando el producto y desde la versión 10.1 ya es posible ejecutar copias de OneDrive permitiendo:
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Copias de seguridad pequeñas y rápidas de forma incremental de los buzones de correo de Exchange Online y las cuentas de usuario de OneDrive.
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Recuperación casi instantánea. Restaure rápidamente correos electrónicos, carpetas y archivos completos donde los necesite.
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Búsqueda Avanzada. Recupere lo que necesita en las copias de seguridad de Microsoft Office 365 para cumplimiento.
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Escalabilidad y flexibilidad. Proteja a miles de usuarios en una sola implementación de software.
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Disponible soporte y mantenimiento 24/7 por teléfono, chat y correo electrónico.
Otra característica que hace a Nakivo muy atractiva es su precio ya que solo cuesta 0.75$ por usuario al mes, obteniendo un período de suscripción de 3 años. Si necesitas una solución de copias de seguridad, pruébala.
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